#128
Pentru început să definim ce înțelegem noi prin responsabilități: Responsabilitățile sunt sarcinile pentru care cineva este angajat și primește un salariu. Dacă aceste sarcini nu sunt îndeplinite, angajatul poate primi un avertisment. În cazuri grave sau în cazul în care se repetă peste un anumit standard, angajatul poate fi chiar concediat.
Cum definim corect responsabilitățile?
Responsabilitățile trebuie să fie în totalitate în controlul angajatului.
Ce înseamnă să ai responsabilități sub control?
Ca un angajat să fie responsabil de o sarcină, trebuie să o poată controla complet. Dacă i se cere să obțină un rezultat, acesta trebuie să poată influența toate părțile care contribuie la acel rezultat.
De exemplu, dacă un angajat trebuie să atingă un obiectiv de vânzări, dar acest lucru depinde de colegii din marketing sau de furnizori, atunci responsabilitatea nu este doar a lui. Dacă marketingul nu livrează la timp sau produsele nu sunt pe stoc, angajatul nu poate atinge obiectivul, indiferent cât de mult muncește.
De ce e important să știm exact ce responsabilități avem?
Responsabilitățile clar definite ajută angajații să înțeleagă ce au de făcut. Acest lucru îi face să se simtă în control. În schimb, dacă sarcinile depind de alții, angajații pot deveni frustrați și demotivați. Eșecurile pe care nu le pot controla le afectează încrederea și motivația.
Exemple de responsabilități care nu sunt sub controlul angajatului
- Dependință de colegi: Dacă un angajat din vânzări depinde de colegii din marketing pentru a crea reclame, obiectivul său depinde și de acești colegi. Dacă marketingul întârzie, vânzările vor suferi.
- Respectarea termenelor limită afectate de echipa IT: Dacă un angajat dintr-un departament depinde de echipa IT pentru a configura un software sau a repara un sistem, termenul său de finalizare poate fi afectat. Dacă echipa IT întârzie, angajatul nu poate să-și finalizeze sarcina la timp.
- Calitatea produselor depinde de furnizori: Dacă un angajat este responsabil pentru verificarea și livrarea produselor, dar furnizorii trimit produse de calitate inferioară, angajatul nu poate asigura calitatea așa cum i se cere.
- Livrarea proiectului depinde de aprobările managerului: Când un angajat finalizează un proiect și așteaptă aprobarea managerului pentru a-l livra, orice întârziere din partea managerului afectează timpul de livrare. Astfel, angajatul nu poate finaliza proiectul fără aprobările necesare.
- Satisfacția clienților care depinde de politica firmei: Dacă angajatul are sarcina de a asigura satisfacția clienților, dar politica firmei nu permite returnarea produselor defecte sau oferirea de reduceri, acest lucru limitează capacitatea angajatului de a rezolva problemele clienților.
- Obținerea unui rating pozitiv pe baza interacțiunilor cu clienții: Dacă un angajat trebuie să obțină recenzii bune de la clienți, dar clienții sunt nemulțumiți din cauza produselor sau prețurilor, acest lucru afectează ratingul, chiar dacă angajatul oferă un serviciu bun.
- Îndeplinirea unor obiective de echipă: Dacă un angajat este responsabil pentru atingerea unui obiectiv de echipă, dar colegii nu depun același efort, este greu pentru acel angajat să asigure rezultatul dorit.
- Finalizarea unei sarcini care depinde de aprovizionarea din partea altor departamente: De exemplu, un angajat din departamentul de producție are nevoie de anumite materiale care trebuie comandate de departamentul de achiziții. Dacă achizițiile întârzie, producția este blocată.
Aceste situații arată că responsabilitățile unui angajat ar trebui să fie definite astfel încât să poată controla toți factorii necesari pentru a le îndeplini. Altfel, responsabilitatea devine nedreaptă și poate crea frustrări.
Concluzie
Pentru ca angajații să fie cu adevărat responsabili de sarcinile lor, trebuie să aibă controlul total asupra acestora. Dacă nu pot influența toți factorii care afectează sarcinile lor, atunci nu este corect să fie răspunzători de acele rezultate.
Responsabilitățile trebuie distribuite astfel încât fiecare angajat să știe că poate să-și îndeplinească sarcinile fără a depinde de lucruri pe care nu le poate controla. Acest lucru creează un mediu de lucru corect și motivant.
