#106
În ziua de astăzi adesea ne simțim copleșiți de multitudinea de lucruri pe care trebuie să le facem.
De multe ori ne simțim frustrați că am uitat ceva important.
În inspirație de astăzi vă prezentăm metoda GTD (Getting Things Done) a lui David Allen – un sistem care îți promite să te elibereze de stres și să te ajute să fii mai productiv.
Pare simplu, dar se bazează pe câteva principii clare și, dacă le urmezi, pot schimba modul în care îți organizezi viața.
1. Capturarea: „Descarcă tot ce ai în minte”
Primul pas este să notezi tot.
Tot ce-ți vine în minte – fie că e vorba de o idee, o sarcină sau o obligație.
David Allen spune că mintea ta nu este făcută să țină evidența tuturor lucrurilor, ci să le proceseze.
Dacă nu notezi ideile, ele rămân acolo ca o „buclă” deschisă, frustrându-te constant. Aceste bucle sunt acele gânduri persistente de tipul „nu uita să...” sau „trebuie să fac asta”. Dacă nu le notezi și le lași în minte, ele continuă să îți consume energia.
2. Clarificarea: „Ce trebuie făcut cu asta?”
A doua etapă este să te întrebi „Ce fac cu această informație?”.
Fiecare lucru pe care îl capturezi trebuie clarificat.
Este ceva ce trebuie făcut imediat? Dacă da, fă-l. Dacă nu, poate trebuie amânat, delegat sau notat ca un proiect mai mare care necesită mai mulți pași. Dacă acel lucru ia mai puțin de 2 minute, fă-l atunci, deoarece adesea, tot procesul de clarificare și clasificare poate dura 1-2 minute, și nu merită efortul să treci prin pașii de organizare doar pentru a reveni mai târziu la aceeași sarcină. Clarificarea este crucială pentru că, dacă sari acest pas, vei rămâne tot cu bucle deschise în minte – știi că există sarcini, dar nu ești sigur ce să faci cu ele.
Un exemplu de „buclă” care te frustrează ar putea fi ceva simplu, cum ar fi să răspuns la un e-mail sau să cumperi un cadou pentru un prieten. Dacă nu stabilești și nu îți notezi clar când când te vei ocupa de aceste sarcini, acel gând va rămâne în fundalul minții tale, consumând energie
3. Organizarea: „Unde pun asta?”
După ce ai clarificat ce trebuie făcut cu fiecare sarcină, trebuie să le organizezi. David Allen sugerează să împarți sarcinile în două categorii:
- Lucruri de făcut când ai timp: Aceste sarcini trebuie ordonate în funcție de prioritate. De fiecare dată când apare ceva nou, îl integrezi pe lista ta, ținând cont de importanță și urgență. (Aici recomand o listă simplă de TO DO, care să fie ușor de accesat și actualizat pe măsură ce finalizezi sarcinile)
- La o anumită dată: Există sarcini pe care le poți face doar la momentul potrivit, cum ar fi participarea la o întâlnire la ora stabilită sau să urezi „la mulți ani” unui prieten exact în ziua lui. (Recomand folosirea unui calendar electronic care să îți reamintească exact în ziua respectivă sau cu ceva timp înainte, astfel încât să nu ratezi momente importante.)
4. Executarea: „Fă lucrurile să se întâmple!”
După ce ai trecut prin primii 3 pași, trebuie să … acționezi.
Ai claritate, sarcinile sunt organizate, așa că tot ce mai rămâne de făcut este să îți urmezi planul și să rezolvi lucrurile pas cu pas.
5. Reflectarea: „Este totul la zi?”
Un alt principiu important este să faci periodic o revizuire a ceea ce ai de făcut.
El recomandă ca să fie odată pe săptămână.
Pe măsură ce trece timpul, multe lucruri de pe lista TO DO pot căpăta o altă prioritate, așa că e bine să verifici lista frecvent pentru a te asigura că rămâi organizat.
Revizuirea te ajută să menții controlul și să te asiguri că nu ai lăsat bucle deschise care să-ți consume gândurile și energia.
--
De ce este important să închizi buclele mentale?
Fiecare sarcină nerezolvată sau proiect lăsat neclarificat este ca o buclă deschisă în mintea ta.
Aceste bucle te fac să te simți stresat, neliniștit și copleșit, chiar dacă nu ești conștient de ele.
Când notezi și clarifici ce ai de făcut, închizi acele bucle și eliberezi mintea pentru a te concentra pe ceea ce contează cu adevărat.
Metoda GTD este mai mult decât un simplu sistem de organizare – este un mod de a-ți elibera mintea și de a te elibera de povara sarcinilor neclare și nerezolvate.
Dacă urmezi acești pași simpli, vei descoperi că te simți mai relaxat și mai încrezător în capacitatea ta de a face față oricăror provocări.
Această inspirație este preluată din cartea cu același nume:
Metoda GTD. Arta productivitatii fara stres (de David Allen)
