Cum poate deveni emailul și WhatsApp-ul dușmanul productivității?

Postat în Inspirația Zilei
Cum poate deveni emailul și WhatsApp-ul dușmanul productivității?

 #192

În era digitală, avem la dispoziție o multitudine de mijloace de comunicare: email, WhatsApp, Slack, Zoom sau telefon. Deși acestea sunt menite să simplifice procesele, uneori pot avea efectul opus. Lipsa unei structuri clare în transmiterea informațiilor duce adesea la pierderi de timp și scăderea productivității.

Iată un exemplu destul de des întâlnit: Să luăm cazul unui director de vânzări care decide să angajeze un candidat după un interviu și trimite pe email sau chiar pe whatsapp o copie după cartea de identitate către HR cu textul “vrem să-l angajăm pe X”. De aici încep problemele: responsabilul HR nu știe pe ce post ar trebui angajat candidatul sau ce alte detalii sunt relevante pentru procesul de angajare. Astfel, urmează un schimb nesfârșit de emailuri pentru clarificări – un ping-pong care consumă timp și resurse.

Acest tip de situație poate fi evitat dacă informația ar fi transmisă complet și clar de la bun început.

Solutia:

Pentru a evita astfel de probleme, companiile pot implementa un sistem de comunicare structurată. O soluție practică ar fi introducerea unui formular standardizat pe care managerii să îl completeze după fiecare interviu încheiat cu succes. Formularul ar putea include câmpuri predefinite precum:

  • Numele candidatului
  • Postul pentru care este angajat
  • Salariul negociat
  • Data de început a contractului
  • Alte detalii importante (program de lucru, tipul de contract etc.)

Prin completarea acestui formular, informația ajunge completă și corectă la departamentul HR, eliminând necesitatea clarificărilor ulterioare.

Beneficii

  • Economie de timp: Se reduce numărul de mesaje schimbate între departamente.
  • Claritate: Toată lumea implicată are informațiile necesare la îndemână.
  • Eficiență: Procesele se desfășoară mai rapid, fără întârzieri inutile.

Concluzie

Tehnologia este un instrument puternic, dar fără o structură adecvată poate deveni o povară. Implementarea unor soluții simple, precum formularele standardizate, poate transforma comunicarea într-un avantaj real pentru companie. Așadar, să nu uităm: claritatea și organizarea sunt esențiale pentru productivitate!

Distribuie acest articol

Articole similare

Citește și recomandările noastre

27 august 2024
Inspirația zilei
Ce este sindromul impostorului și cum ne afectează?
  #98 Sindromul impostorului este atunci când cineva nu se simte destul de bun, chiar dacă are multe realizări....
28 noiembrie 2024
Inspirația zilei
De ce unii reușesc, iar alții nu
  #165 Lumea e plină de oameni care cedează. Cedează când lucrurile devin grele, cedează când sunt...
19 august 2024
Inspirația zilei
12 Indicatori pe care orice angajator ar trebui să-i urmărească (și să-i îmbunătățească)
  #92 Dacă gestionezi procesul de recrutare, trebuie să ții cont de acești indicatori. Acest articol te va provoca să...
17 iunie 2024
Inspirația zilei
Schimbarea Periodică a Sarcinilor Îmbunătățește Creativitatea
#49 Există un studiu făcut de niște cercetători de la Columbia University care te demonstrează că schimbarea periodică a...