#192
În era digitală, avem la dispoziție o multitudine de mijloace de comunicare: email, WhatsApp, Slack, Zoom sau telefon. Deși acestea sunt menite să simplifice procesele, uneori pot avea efectul opus. Lipsa unei structuri clare în transmiterea informațiilor duce adesea la pierderi de timp și scăderea productivității.
Iată un exemplu destul de des întâlnit: Să luăm cazul unui director de vânzări care decide să angajeze un candidat după un interviu și trimite pe email sau chiar pe whatsapp o copie după cartea de identitate către HR cu textul “vrem să-l angajăm pe X”. De aici încep problemele: responsabilul HR nu știe pe ce post ar trebui angajat candidatul sau ce alte detalii sunt relevante pentru procesul de angajare. Astfel, urmează un schimb nesfârșit de emailuri pentru clarificări – un ping-pong care consumă timp și resurse.
Acest tip de situație poate fi evitat dacă informația ar fi transmisă complet și clar de la bun început.
Solutia:
Pentru a evita astfel de probleme, companiile pot implementa un sistem de comunicare structurată. O soluție practică ar fi introducerea unui formular standardizat pe care managerii să îl completeze după fiecare interviu încheiat cu succes. Formularul ar putea include câmpuri predefinite precum:
- Numele candidatului
- Postul pentru care este angajat
- Salariul negociat
- Data de început a contractului
- Alte detalii importante (program de lucru, tipul de contract etc.)
Prin completarea acestui formular, informația ajunge completă și corectă la departamentul HR, eliminând necesitatea clarificărilor ulterioare.
Beneficii
- Economie de timp: Se reduce numărul de mesaje schimbate între departamente.
- Claritate: Toată lumea implicată are informațiile necesare la îndemână.
- Eficiență: Procesele se desfășoară mai rapid, fără întârzieri inutile.
Concluzie
Tehnologia este un instrument puternic, dar fără o structură adecvată poate deveni o povară. Implementarea unor soluții simple, precum formularele standardizate, poate transforma comunicarea într-un avantaj real pentru companie. Așadar, să nu uităm: claritatea și organizarea sunt esențiale pentru productivitate!